Showtime! 5 Tipps, wie sich Ihre Mitarbeitenden auf Events richtig verhalten.

Ein Event ist eine der seltenen Gelegenheiten, Menschen (Kunden, potenzielle Kunden, Aktionäre, Interessierte, etc.) im Kollektiv persönlich zu begegnen. Häufig aber stellen wir fest, dass diese besondernen "Momente der Wahrheit" viel zu wenig professionell genutzt werden. Oftmals beklagen sich unsere Kunden nach einer Veranstaltung, dass sie zuwenig generiert haben. Wir hingegen stellen häufig fest, dass sich die Mitarbeitenden des Gastgebers zuwenig professionell verhalten und sich nicht strategisch um die Gäste gekümmert haben. Fehler, die wir beobachten:

• Mitarbeitende massieren sich zu Gruppen und kümmern sich ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr richtig um ihre Gäste.
• Die Mitarbeitenden kennen die Ziele der Veranstaltung oft nicht oder nur im Ansatz.
• Häufig sind im Vorfeld der Veranstaltung keine strategischen Vorgehensweisen für die Gästebetreuung definiert worden.
• Vor allem Kundenberater unterschätzen die Möglichkeiten, die ein Event ihnen bietet. Nämlich die seltene Gelegenheit, emotional aufgeladene Gäste am richtigen Ort "abzuholen".

Wir teilen den Event-Set auch gedanklich in verschiedene "Bühnen" ein. Die eigentliche Hauptbühne gehört natürlich den Protagonisten. Dort finden Gespräche, Referate, Unterhaltung, Präsentationen und andere Interaktionen statt. Ein guter Event wird von einer versierten Persönlichkeit moderiert, die eine Brücke zwischen dem Publikum und dem Protagonisten auf der Bühne herstellt.

Beispiele von Nebenschauplätzen, die ebenfalls wichtige "Bühnen" sind:

• Das Foyer, wo der Empfang stattfindet.
• Der Desk, an dem die Gäste akkreditiert werden.
• Der Tisch, an dem das Abendessen eingenommen wird.
• Apéro, wo Networking betrieben wird.

Das sind alles Orte, wo "Showtime" ist. Auch diese Bühnen werden "moderiert". Beispielsweise von Ihren Mitarbeitenden

5 Tipps, wie Ihre Mitarbeitenden den Gästen ein gutes Gefühl geben.

1. Verhindern Sie Gruppenbildungen von eigenen Mitarbeitern. Alle sollen permanent in "Bewegung" sein und sich ausschliesslich um die Gäste kümmern. Das eigene Wohl tretet in den Hintergrund.
2. Wenn Sie das Essen sitzend an Tischen einnehmen, dann bestimmen Sie einen "Tischmoderator". Oder noch besser zwei. Diese lenken die Gespräche in die richtige Richtung, vernetzen die anderen Gäste am Tisch untereinander, kümmern sich um Nachschub (beispielsweise den Wein) und bringen die definierte Botschaft unter die Gäste.
3. Beauftragen sie einen "temporären Relationship Manager". Dieser Mitarbeiter oder Mitarbeiterin hat die Aufgabe, die anderen des Teams zu lotsen, zu motivieren und zu beobachten.
4. Inszenieren Sie die Veranstaltung bereits im Vorfeld. Machen Sie Ihre Leute heiss. Definieren Sie klare Ziele und ein strategisches Vorgehen. Analysieren Sie im Nachgang die Veranstaltung im Bezug auf das Beziehungsmanagement mit Ihren Gästen.
5. Event-Business ist Show-Business. Lassen Sie launige, introvertierte, unangepasste Mitarbeitende nicht auf Ihre Gäste los. Sie vermitteln einen Gesamteindruck Ihres Unternehmens, der nicht mit Ihrer Leistung und Ihrem Fremdbild korrespondiert. 

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!